Hàm lấy ký tự có điều kiện trong excel

Khi làm việc với dữ liệu dạng chuỗi trong Excel, bạn chắc chắn sẽ cần trích xuất một phần ký tự theo điều kiện – chẳng hạn như lấy mã sản phẩm, tách tên khách hàng, lấy số điện thoại hoặc xử lý chuỗi phức tạp. Lúc này, hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel sẽ là “trợ thủ” mạnh mẽ giúp bạn thao tác nhanh, chính xác và chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Bệnh Viện Laptop Zin sẽ hướng dẫn bạn cách dùng các hàm LEFT, MID, RIGHT kết hợp IF, FIND, SEARCH… để lấy ký tự theo điều kiện, kèm ví dụ thực tế dễ hiểu.

1. Hàm Lấy Ký Tự Có Điều Kiện Trong Excel Là Gì?

Hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel là nhóm hàm giúp bạn trích xuất một phần chuỗi văn bản dựa trên một điều kiện cho trước. Các hàm cơ bản thường dùng gồm:

• LEFT – lấy ký tự từ bên trái
• RIGHT – lấy ký tự từ bên phải
• MID – lấy ký tự từ vị trí bất kỳ
• FIND/ SEARCH – tìm vị trí chuỗi hoặc ký tự
• IF – kiểm tra điều kiện trước khi lấy ký tự

Khi kết hợp đúng cách, bạn có thể xử lý các chuỗi phức tạp, tách dữ liệu, tạo mã tự động, làm sạch danh sách khách hàng hay chuẩn hóa dữ liệu.

2. Khi nào cần dùng hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel?

Hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel (thường là sự kết hợp của LEFT, RIGHT, MID cùng IF, FIND, SEARCH, LEN…) được sử dụng khi bạn cần trích xuất một phần văn bản dựa trên quy tắc nhất định. Những trường hợp phổ biến gồm:

Khi cần tách ký tự từ chuỗi theo điều kiện cụ thể

Ví dụ:

• Lấy ký tự trước dấu “-”
• Lấy phần mã phía sau ký tự “_”
• Lấy họ từ họ tên hoặc lấy tên riêng dựa trên điều kiện độ dài

Khi chuỗi văn bản có cấu trúc không cố định

Trong bảng dữ liệu mà:

• Mỗi dòng có độ dài khác nhau
• Vị trí ký tự cần lấy không cố định

Bạn phải dùng hàm có điều kiện để tìm vị trí rồi lấy ký tự đúng mong muốn.

Khi cần tách dữ liệu từ mã sản phẩm, mã phiếu, mã đơn hàng

Ví dụ:

• Lấy phần chữ (SKU)
• Lấy số seri sau một ký tự nhất định
• Tách mã khu vực từ chuỗi hỗn hợp chữ + số

Khi cần xử lý thông tin từ dữ liệu thô

Dùng trong:

• Báo cáo
• Xuất dữ liệu từ phần mềm ERP, CRM
• File khách hàng tải lên web

Các dữ liệu này thường chứa ký tự thừa, ký tự phân tách, hoặc ký tự không đồng nhất → cần hàm có điều kiện để trích lọc chính xác.

Khi cần kiểm tra chuỗi và chỉ lấy ký tự khi thoả điều kiện

Ví dụ:

• Nếu chuỗi chứa từ “VIP” -> lấy 3 ký tự đầu
• Nếu tên có từ 2 khoảng trắng -> lấy ký tự sau khoảng trắng thứ 2
• Nếu mã dài hơn 10 ký tự -> chỉ lấy ký tự cuối

Khi cần tách ký tự theo từ khóa (keyword)

Nếu chuỗi có chứa từ khóa thì mới trích dữ liệu.

Ví dụ:

• Nếu chuỗi chứa “KM” thì lấy ký tự sau “KM”
• Nếu trong email có “gmail” thì lấy phần tên đăng nhập

Khi cần làm sạch dữ liệu (Data Cleaning)

Hàm trích ký tự có điều kiện giúp:

• Xóa phần đầu/cuối không cần thiết
• Lấy nội dung chính từ chuỗi phức tạp
• Chuẩn hóa dữ liệu để dùng cho báo cáo hoặc PivotTable

3. Các hàm lấy ký tự cơ bản trong Excel

3.1 Hàm LEFT – Lấy ký tự từ bên trái chuỗi

Hàm LEFT dùng để lấy mã sản phẩm, ký hiệu, phần mở đầu của chuỗi,…

Cú pháp: LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: chuỗi cần lấy
• num_chars: số ký tự muốn lấy (mặc định = 1)

Ví dụ: =LEFT(A1, 5)

Chuỗi: “Laptop Minh Khoa” -> Kết quả là “Laptop”.

3.2 Hàm RIGHT – Lấy ký tự từ bên phải chuỗi

Hàm RIGHT hữu ích khi cần lấy mã năm, phần đuôi của mã hàng, đuôi email,…

Cú pháp: RIGHT(text, [num_chars])

Ví dụ: =RIGHT(A1, 3) -> “Khoa” (trong Laptop Minh Khoa)

3.3 Hàm MID – Lấy ký tự từ giữa chuỗi

Hàm MID cực mạnh khi cần tách tên, tách mã trong chuỗi phức tạp,…

Cú pháp: MID(text, start_num, num_chars)

Ví dụ: =MID(A1, 7, 6) -> Kết quả: “Minh”

4. Các hàm tìm kiếm hỗ trợ lấy ký tự có điều kiện

4.1 Hàm FIND – Tìm vị trí chuỗi (phân biệt hoa/thường)

FIND(find_text, within_text, [start_num])

Ví dụ: =FIND(“V”, A1) -> Kết quả: 2

4.2 Hàm SEARCH – Tìm chuỗi (không phân biệt hoa/thường)

Hàm SEARCH phù hợp khi bạn không muốn phân biệt hoa/thường.

SEARCH(find_text, within_text, [start_num])

Ví dụ: =SEARCH(“laptop”, A1) -> Kết quả: 12

5. Cách Lấy Ký Tự Có Điều Kiện Trong Excel (Kết Hợp LEFT/MID/RIGHT + IF)

Công thức tổng quát: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Ví dụ: =IF(C2>=7, LEFT(A1, 3), “Không đạt”)

• Nếu C2 lớn hơn hoặc bằng 7 thì lấy 3 ký tự đầu tiên của A1
• Ngược lại trả về “Không đạt”

Đây là cách lấy ký tự có điều kiện phổ biến nhất.

6. Lưu ý khi dùng hàm & Ứng dụng thực tế trong công việc

Ứng dụng thực tế trong công việc

• Quản lý khách hàng: tách tên, số điện thoại, mã KH
• Xử lý dữ liệu bán hàng: lấy mã sản phẩm, mã đơn
• Chuẩn hóa dữ liệu: tách email, tách ký tự theo quy tắc
• Tự động hóa báo cáo: trích xuất phần cần thiết của chuỗi dài

Lưu ý khi dùng hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel

• Kiểm tra dữ liệu trước khi sử dụng – Dữ liệu phải sạch, không chứa dấu cách thừa hoặc ký tự lạ.
• Xác định điều kiện chính xác – Nếu sai điều kiện -> kết quả sai hoặc lỗi.
• Dùng IFERROR để tránh lỗi FIND/SEARCH để giúp tránh hiển thị lỗi #VALUE!. hàm: =IFERROR(FIND(“X”, A1), “Không tìm thấy”)

Việc nắm vững các hàm lấy ký tự có điều kiện giúp bạn rút ngắn 70% thời gian xử lý dữ liệu, tăng độ chính xác và cải thiện hiệu suất làm việc.

Hàm lấy ký tự có điều kiện trong Excel là bộ công cụ cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn tách, lọc, phân tích và chuẩn hóa dữ liệu nhanh chóng. Khi kết hợp LEFT, RIGHT, MID cùng IF, FIND, SEARCH, bạn có thể giải quyết gần như mọi bài toán liên quan đến xử lý chuỗi trong Excel. Hãy áp dụng ngay vào công việc để tối ưu bảng tính, tăng hiệu quả làm báo cáo và nâng cao kỹ năng Excel của bạn. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích đối với bạn.

Nếu bạn muốn MUA/ THAY LINH KIỆN GIÁ SỈ hoặc LẺ hãy liên hệ chúng tôi. Đội ngũ nhân viên của LINH KIỆN MINH KHOA luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách 24/7.

LINH KIỆN MINH KHOA ĐANG Ở ĐÀ NẴNG

• Điện thoại/Zalo Chat: 0911.003.113
• Facebook: www.facebook.com/linhkienminhkhoavn/
• Địa chỉ: 155 Hàm Nghi, Thanh Khê, Đà Nẵng